Pengawasan(controling)
Pengertian Pengawasan
Menurut Oteng Sutisna mengawasi ialah proses dengan mana administrasi melihat apakah apa yang terjadi itu sesuai dengan apa yang seharusnya terjadi. Jika tidak maka penyesuaian yang perlu dibuatnya. Siagian mengartikan pengawasan sebagai proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan Hadari Nawawi (1989) menegaskan bahwa pengawasan dalam dalam administrasi berarti kegiatan mengukur tingkat efektifitas kerja personal dan tingkat efesiensi penggunaan metode dan alat tertentu dalam usaha mencapai tujuan.Karena itu pengawasan dapat diartikan sebagai salah satu kegiatan untuk mengetahui realisasi perilaku personel dalam organisasi pendidikan dan apakah tingkat pencapaian tujuan pendidikan sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian dari hasil pengawasan tersebut apakah dilakukan perbaikan. Pengawasan meliputi pemeriksaan apakah semua berjalan sesuai rencana yang dibuat, intruksi-intruksi yang dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang ditetapkan. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa penelitian dalam institusi pendidikan dilihat dari praktek cenderung tidak dikembangkan untuk mencapai efektifitas, efisiensi dan produktivitas. Tetapi lebih dititik beratkan pada kegiatan pendukung yang bersifat progress checking. Tentu saja hal yang demikian bukanlah jawaban yang tepat untuk mencapai tujuan dan target sesuai visi dan misi pendidikan, yang ujung-ujungnya perolehan mutu pendidikan yang kompetitif menjadi tidak terwujud.
Menurut Oteng Sutisna mengawasi ialah proses dengan mana administrasi melihat apakah apa yang terjadi itu sesuai dengan apa yang seharusnya terjadi. Jika tidak maka penyesuaian yang perlu dibuatnya. Siagian mengartikan pengawasan sebagai proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan Hadari Nawawi (1989) menegaskan bahwa pengawasan dalam dalam administrasi berarti kegiatan mengukur tingkat efektifitas kerja personal dan tingkat efesiensi penggunaan metode dan alat tertentu dalam usaha mencapai tujuan.Karena itu pengawasan dapat diartikan sebagai salah satu kegiatan untuk mengetahui realisasi perilaku personel dalam organisasi pendidikan dan apakah tingkat pencapaian tujuan pendidikan sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian dari hasil pengawasan tersebut apakah dilakukan perbaikan. Pengawasan meliputi pemeriksaan apakah semua berjalan sesuai rencana yang dibuat, intruksi-intruksi yang dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang ditetapkan. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa penelitian dalam institusi pendidikan dilihat dari praktek cenderung tidak dikembangkan untuk mencapai efektifitas, efisiensi dan produktivitas. Tetapi lebih dititik beratkan pada kegiatan pendukung yang bersifat progress checking. Tentu saja hal yang demikian bukanlah jawaban yang tepat untuk mencapai tujuan dan target sesuai visi dan misi pendidikan, yang ujung-ujungnya perolehan mutu pendidikan yang kompetitif menjadi tidak terwujud.
Tipe-Tipe Pengawasan
Dalam pengawasan terdapat beberapa
tipe pengawasan seperti yang diungkapkan Winardi (2000, hal. 589). Fungsi
pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe, atas dasar fokus aktivitas
pengawasan, antara lain :
a.Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
b.Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
c.Pengawasan Feed Back (feed back control).
a.Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
b.Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
c.Pengawasan Feed Back (feed back control).
Tahap Proses Pengawasan
1.Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a.standar phisik
b.standar moneter
c.standar waktu
2.Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
3.Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
1.Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a.standar phisik
b.standar moneter
c.standar waktu
2.Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
3.Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas,
pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4.Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
4.Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan
menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat
pengambilan keputusan bagai manajer.
5.Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
5.Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu
ada perbaikan dalam pelaksanaan.
Pentingnya Pengawasan
Suatu prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke
waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil
kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin
penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya
akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu
sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
• Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
• Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
• Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
• Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
• Komunikasi
• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
• Komunikasi
• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan
apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
Perancangan Proses Pengawasan
William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :
a. pengukuran input
b. hasil pada tahap awal
c. gejala yang dihadapi
d. kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.
Bidang-Bidang
Pengawasan Srategik
Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai
sukses yaitu :
1. Transaksi Keuangan
2. Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
3. Manajemen Kas (Cash Management)
4. Pengelolaan Biaya (Cost Control)
5. Hubungan Manajer dan
Bawahan. Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik danterjaga.
Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan
bawahan, bukan hubungan searahdimana manager terus-terusan memberi perintah kepada
bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan
bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan
makaakan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam
menjalankan perusahaan.
6. Operasi-operasi Produktif.
Karakteristik-Karakteristik Pengawasan Efektif
Adapun karakteristik pengawasan yang efektif harus memenuhi :
1.Ada unsur keakuratan, dimana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid.
2.Tepat waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan di evaluasi secara cepat dan tepat dimana kegiatanperbaikan perlu dilaksanakan.
3.Objektif dan menyeluruh, dalam arti mudah dipahami.
4.Terpusat, dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling sering terjadi.
5.Realistik secara ekonomis, dimana biaya system pengawasan harus lebih rendah atau sama dengankegunaan yang didapat.
6.Realistik secara organizacional, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada di organisasi.
7.Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses atau gagalnya operasi sertaharus sampai pada karyawan yang memerlukannya.
8.Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehingga tidak harus buat sistembaru bila terjadi perubahan kondisi.
9.Sebagai petunjuk dan operasional, dimana harus dapat menunjukan debíais estándar sehingga dapatmenentukan koreksi yang diambil.
10.Diterima para anggota organisasi, mampu mengarahkan pelaksanaan verja anggota organisasidengan mendorong perasaan ekonomi, tanggung jawab dan prestasi.
Sumber :
Adapun karakteristik pengawasan yang efektif harus memenuhi :
1.Ada unsur keakuratan, dimana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid.
2.Tepat waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan di evaluasi secara cepat dan tepat dimana kegiatanperbaikan perlu dilaksanakan.
3.Objektif dan menyeluruh, dalam arti mudah dipahami.
4.Terpusat, dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling sering terjadi.
5.Realistik secara ekonomis, dimana biaya system pengawasan harus lebih rendah atau sama dengankegunaan yang didapat.
6.Realistik secara organizacional, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada di organisasi.
7.Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses atau gagalnya operasi sertaharus sampai pada karyawan yang memerlukannya.
8.Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehingga tidak harus buat sistembaru bila terjadi perubahan kondisi.
9.Sebagai petunjuk dan operasional, dimana harus dapat menunjukan debíais estándar sehingga dapatmenentukan koreksi yang diambil.
10.Diterima para anggota organisasi, mampu mengarahkan pelaksanaan verja anggota organisasidengan mendorong perasaan ekonomi, tanggung jawab dan prestasi.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar